Isännöintijärjestelmän käyttöönotto on muutakin kuin tekninen harjoitus
Otitko käyttöön uuden isännöintijärjestelmän – vai onko sellaiseen siirtyminen vielä ajatuksen tasolla? Visma Siriuksen liiketoiminnan kehityspäällikkö Petri Harjula vinkkaa, mitä kannattaa ottaa huomioon, jotta uudesta työkalusta saa varmasti hyödyt irti tarkoituksenmukaisella tavalla.
Yksi yleisimmistä haasteista liittyy toiveajatteluun siitä, että järjestelmän olemassaolo yksistään riittäisi. Jos vanhat prosessit ja toimintatavat seuraavat myös uuteen ympäristöön, jää merkittävä määrä potentiaalisista hyödyistä saavuttamatta.
“Jos tehdään niin kuin on aina ennenkin tehty, voi osa ohjelmiston ominaisuuksista jäädä hyödyntämättä kokonaan. Jos myös sisäiset prosessit säilyvät ennallaan, modernitkaan työkalut eivät välttämättä riitä tehostamaan omaa työtä”, Harjula sanoo.
Voi esimerkiksi olla niin, että isännöitsijätoimistossa on totuttu viestimään tavan vuoksi kaikille asukkaille ja osakkaille kaikista tiedotteista yhden jakelulistan kautta. Silloin tietoähkyyn joutuvat myös ne henkilöt, joille esimerkiksi autopaikkaan liittyvät asiat eivät ole ajankohtaisia.
“Hausvisen kautta voi kohdentaa viestintää juuri oikeille henkilöille, kunhan yhteystiedot ovat ajan tasalla. Näin tieto vaikkapa saunan käyttökatkosta menee vain saunavuoroa ylipäätään hyödyntäville asukkaille. Oma viesti menee helpommin perille, kun se on lukijalleen relevanttia. Jos tieto on ajankohtaista esimerkiksi vain kymmenelle asukkaalle sadasta, ei ihan kaikkia kannata asialla vaivata”, Harjula vinkkaa.
Toimiva prosessi ihmisen ja teknologian yhteispelin tukena
Uutta ohjelmistoa käyttöön ottaessa on syytä tehdä kriittinen katsanto omiin prosesseihin – mitä kehitettävää tekemisessä on ja mitkä toimet eivät enää palvele tarkoitustaan? Esimerkiksi tiedon säilyttäminen arkistokaapissa on auttamatta vanhentunut tapa, josta on parhaimmillaan vain haittaa. Sitä kuitenkin näkee melko usein vielä tänäkin päivänä.
“Fyysisen tiedon etsiminen mappien syövereistä on melkoista resurssien tuhlausta. Jos esimerkiksi taloyhtiön hallituksessa aloittaa uusi jäsen, on varsin työlästä lähteä tutkimaan useamman kymmenen vuoden kuulumisia isännöitsijän toimistolta. Kun tieto on organisoitu asianmukaisin pääsyoikeuksin isännöintijärjestelmään, voi itselleen relevanttiin sisältöön perehtyä vaikkapa sunnuntai-iltana omalta kotisohvalta”, Harjula muistuttaa.
Toisaalta nykyaikaiset työkalut säästävät myös turhalta tiedolta. Esimerkiksi taloyhtiökokouksen kutsukirjeet ja muistutukset lähestyvistä pihatalkoista voi ajastaa myös häviämään ajan saatossa, jolloin digitaalinenkin arkisto pysyy siistinä ja helposti hallittavana.
Oleellista on miettiä etukäteen mikä tieto on säilyttämisen arvoista ja kenellä tulee olla siihen pääsy. Esimerkiksi Hausvisen kehityksessä on otettu huomioon eri käyttäjäryhmät aina asukkaasta ja osakkaasta huoltoon sekä kirjanpitoon, joten tietoa ei myöskään tarvitse siirtää järjestelmän ulkopuolelle, jotta sidosryhmät voivat sen nähdä.
“Myös viestintään kannattaa miettiä prosesseja vähän laajemmasta vinkkelistä. Jos asukas on yhteydessä sähköisesti, mutta suosii itse yhteydenottoa puhelimitse, voi hänelle soittaa ja kuitata sitten yhdessä sovitut asiat ja aikataulut vielä sähköisesti. Näin asioista jää digitaalinen jälki mahdolliselle uudelle isännöitsijälle tai asiakaspalvelijalle sen sijaan, että tieto jäisi vain yhden ihmisen taakse”, Harjula vinkkaa.
Isännöitsijän vastuulla on viedä järjestelmän hyödyntämistä tukevat prosessit myös taloyhtiöihin ja tarjota myös riittävästi opastusta sähköisten palveluiden käyttöön. Monia pulmia voidaan ratkoa esimerkiksi sähköisen itsepalveluportaalin kautta, jolloin tarpeeton asiointi isännöitsijän toimistossa vähenee. Tämä kasvattaa asukastyytyväisyyttä ja madaltaa kynnystä osallistua myös yhteisiin päätöksiin.
“Sähköiset palvelut ja viestintäkanavat edistävät demokratiaa taloyhtiössä. Puhelinta voi edelleen käyttää, mutta etenkin nuorille digitaaliset palvelut ovat jo oletus ja toisaalta ikäihminenkin saattaa suosia etäkokousta. Siinä mielessä kunnon isännöintijärjestelmä ja sitä tukevat prosessit eivät ole lisäarvoa tuottava tekijä, vaan ehdoton minimi”, Harjula toteaa.