Huoneistotietojärjestelmän kehitys jatkuu – mitä isännöitsijän tulee tietää juuri nyt?

Taloyhtiöiden tiedot tuli siirtää huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Nyt käsillä olevassa siirtymän toisessa vaiheessa huoneistotietojärjestelmän tietoja laajennetaan entisestään. Koko hankkeen tavoitteena on, että vakioitua, yhdenmukaista tietoa voidaan siirtää eri järjestelmien välillä tehokkaasti.

Moni isännöitsijä muistaa, kun hyppy huoneistotietojärjestelmään tuli ajankohtaiseksi: ensin se aiheutti ihmetystä ja kysymyksiä, mutta lopulta kyseessä olikin melko selkeä etappi. Uudistus alkoi taloyhtiön osakeluettelon tietojen tuomisella järjestelmään. Huoneistotietojärjestelmän tietojen laajentaminen ja yhdenmukaistaminen jatkuu nyt hankkeen toisessa vaiheessa.

Huoneistotietojärjestelmä parantaa taloyhtiön tietojen saatavuutta ja läpinäkyvyyttä

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehityksessä on kyse taloyhtiön hallinnollisten tietojen yhdenmukaistamisesta ja tuomisesta yhteen. Hankkeen toisessa vaiheessa järjestelmään tuodaan taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä taloyhtiölainojen tiedot.

”Eniten vakioidun mallin mukaisista tiedoista ja niiden paremmasta saatavuudesta on hyötyä isännöitsijän vaihdostilanteissa. Ajatuksena on, että kun isännöitsijä saa uuden taloyhtiön asiakkaakseen, hänen käyttämänsä isännöintijärjestelmä pystyy tulevaisuudessa hakemaan tiedot suoraan huoneistotietojärjestelmästä rajapinnan kautta. Tämä vähentää huomattavasti manuaalista työtä”, Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast kertoo.

Huoneistotietojärjestelmän kehitys hyödyttää myös osakkeenomistajia: tieto on läpinäkyvämpää heillekin. Huoneistotietojärjestelmästä löytyy jatkossa ajantasainen tieto siitä, missä kunnossa taloyhtiöt ovat sekä millaisia remontteja niihin on tehty.

”Tietojen helpompi saatavuus tulee helpottamaan taloyhtiön ja isännöitsijän päätöksentekoa. Taloyhtiöiden kunnossapitoon saadaan kattavampi näkymä, jolloin suunnitelmia on helpompi tehdä pidemmälle tulevaisuuteen. Pitkällä aikavälillä näen mahdollisuuden jopa rakennusten korjausvelan vähenemiseen”, Tast pohtii.

Kehitys tuo mukaan uusia mahdollisuuksia – tiedoista on hyötyä niin remonttien kuin yhtiölainojen kilpailutuksessakin

Tarkoituksena on, että tieto liikkuu ketterästi eri järjestelmien välillä. Tästä on iloa isännöitsijän ja osakkeenomistajien lisäksi muillekin tahoille. Tietojen vakioinnista ja ilmoittamisesta on konkreettista hyötyä myös muissa kiinteistöön liittyvissä asioissa. Olipa sitten kyse remonttien tai taloyhtiölainojen kilpailutuksesta, kiinteistönvälittäjän tarvitsemista lisätiedoista tai huoltoon liittyvistä selvityksistä, kaikki nämä tiedot ovat tulevaisuudessa helposti saatavilla huoneistotietojärjestelmän ansiosta.

”Se, että kiinteistönvälittäjä tai osakas saa jatkossa isännöitsijätodistuksessakin lukevia tietoja huoneistotietojärjestelmästä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö isännöitsijäntodistuksellakin olisi edelleen virkaa.

Uuden järjestelmän olemassaolo kannattaakin nähdä mahdollisuutena taloyhtiöille.

”Kannustan ajattelemaan niin, että tiedon vieminen isännöintijärjestelmään mahdollistaa uudenlaisen tavan käyttää ja hallinnoida taloyhtiön tietoja. Kyse ei ole vain tiedon ilmoittamisesta viranomaiselle”, Tast kiteyttää.

Tietojen ilmoittamisella ei ole tulenpalava kiire – hyvin suunniteltu on kuitenkin puoliksi tehty

Vaikka kunnossapito- ja muutostyötietojen sekä taloyhtiölainojen tietojen tulee löytyä huoneistotietojärjestelmästä vasta kesäkuussa 2026, kannattaa isännöitsijän olla hereillä jo nyt. Tietojen syöttämiseen on hyvä varata ennemmin liikaa aikaa kuin liian vähän.

”Tietojen rakenteistamista varten on hyvä suunnitella aikataulu ja varmistaa siihen tarvittavat resurssit ajoissa. Isännöinnissä vuosi kuluu nopeasti. Isännöitsijän vuosikellossa ei ole montaa kuukautta, jolloin on mahdollista tehdä isompia projekteja”, Tast pohtii.

Ensimmäinen askel on ottaa selvää, miten oma järjestelmäntoimittajasi tukee tietojen siirtämistä. Esimerkiksi Hausvisessa järjestelmä pitää huolen siitä, että tieto on aina HTJ2-yhteensopivaa. Aktiivisesti kehittyvä työkalu ja laajat rajapinnat helpottavat tietojen siirtämistä merkittävästi.

Ota haltuun määräajat eri tietojen ilmoittamiselle huoneistotietojärjestelmään

• Kunnossapito- ja muutostyötiedot taloyhtiöistä rajapinnan kautta, esimerkiksi Hausvise
  • siirtymäaika 1.6.2025–30.6.2026
  • jatkuva toimitus 1.7.2026 –>
• Kunnossapito- ja muutostyötiedot taloyhtiöistä Maanmittauslaitoksen käyttöliittymän kautta (taloyhtiöt, joita ei hallinnoida isännöintijärjestelmässä)
  • siirtymäaika 1.1.2026–30.6.2026
  • jatkuva toimitus 1.7.2026 –>
• Taloyhtiölainatiedot luotonantajilta
  • siirtymäaika 1.9.2025 – 30.11.2025
  • jatkuva toimitus 1.12.2025 –>
• Osakeryhmäkohtaiset lainaosuus- ja vastiketiedot taloyhtiöiltä
  • siirtymäaika 1.12.2025–30.6.2026
  • jatkuva toimitus 1.7.2026 –>