Isännöitsijä on taloyhtiön hallituksen oikea käsi – yksi työkalu auttaa kaikissa arjen asioissa
Taloyhtiön arjen asioista huolehtiminen on monimutkaisempaa kuin koskaan. Jatkuvasti kehittyvä sääntelykenttä vaatii isännöitsijältä entistä monipuolisempaa tietotaitoa, jotta isännöitsijä pystyy toimimaan taloyhtiön luottokumppanina ja neuvonantajana. Lainsäädännön muutokset lisäävät niin hallinnollista työtä kuin dokumentointivaatimuksiakin ja edellyttävät entistä valveutuneempaa toimintaa.
Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus ratkovat jatkuvasti taloyhtiön asioita yhdessä. Hallitus odottaa isännöitsijältä vahvaa talouden osaamista ja tehokasta hallinnointia, joka vastaa myös lainsäätäjän vaatimuksiin. Samaan aikaan isännöitsijän pitää pystyä tarjoamaan yhtiöiden asukkaille helppoa, ajasta ja paikasta riippumatonta palvelua.
”Isännöitsijän työ on yhä vaativampaa, kun uudet säännökset tuovat mukanaan lisää byrokratiaa. Tästä syystä haluamme ohjelmistotoimittajana kehittää yhteistyössä asiakkaidemme kanssa ratkaisuja, joiden avulla voimme vastata taloyhtiöiden kohtaamiin haasteisiin”, Visma Siriuksella liiketoiminnan kehityspäällikkönä työskentelevä Petri Harjula toteaa.
Huoneistotietojärjestelmän siirtymän toinen vaihe ja rahanpesulakiin liittyvät PEP- ja pakotelistat ovat ajankohtaisia jokaiselle taloyhtiölle. Mutta miten vaatimusten mukainen toiminta sujuu helpoiten?
Rahanpesulainsäädäntö koskee myös isännöintiä
Rahanpesulainsäädännön tiukentuminen on merkittävä asia isännöitsijöille ja taloyhtiöille. Rahanpesulaki vaatii, että isännöintiyrityksen on tunnistettava asiakkaansa asiakassuhdetta perustettaessa ja tunnettava asiakkaansa koko asiakassuhteen keston ajan. Käytännössä tämä tarkoittaa taloyhtiöiden hallitusten jäsenten henkilöllisyyden sekä poliittisen vaikutusvaltaisuuden (PEP) selvittämistä. Hallituksen jäsenet asetetaan jatkuvaan pakotelistaseurantaan.
Isännöitsijällä on harvoin resursseja verrata asiakkaidensa henkilötietoja pakotelistoihin tai kerätä PEP-tietoja säännöllisesti. Isännöinnin työkalu Hausvisea käyttävien isännöitsijöiden ei kuitenkaan tarvitse huolehtia asiasta, sillä se on jo ratkaistu heidän puolestaan.
”Hausvisessa on automaattinen pakotelistaseuranta, jonka avulla järjestelmässä olevat henkilötiedot tarkastetaan jatkuvasti päivittyviä pakotelistoja vastaan. Lisäksi myös PEP-statuksen seuranta on mahdollista”, Harjula kertoo.
Taloyhtiön taloushallinto vaatii tarkkuutta
Hausvise yhdistää isännöinnin ja asukaspalveluiden lisäksi myös taloushallinnon yhteen työkaluun. Kun kaikki taloushallinnon prosessit budjetoinnista tilinpäätökseen voidaan hoitaa yhden käyttöliittymän kautta, säästyy niin aikaa kuin kustannuksia.
Hausvisen taloushallinnon ominaisuudet on suunniteltu varta vasten isännöinnin tarpeisiin, eli sieltä löytyy kaikki se, mitä taloyhtiön arjessa tarvitaan. Järjestelmä osaa huomioida esimerkiksi kiinteistöpuolen erilaiset raportointiin ja arvonlisäveroon liittyvät vaatimukset. Lisäksi järjestelmä automatisoi monet taloushallinnon toistuvat työvaiheet ja päivittää raportit reaaliaikaisesti, mikä vapauttaa isännöitsijän aikaa asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin.
”Isännöitsijöiden ei tarvitse enää käyttää erillisiä järjestelmiä talousasioiden hoitoon, vaan nekin ovat osa Hausvisea. Tämä vähentää päällekkäisen työn määrää sekä riskiä inhimillisiin virheisiin”, Harjula summaa.
Taloyhtiöt kiittävät, kun taloustiedot ovat helposti ja reaaliaikaisesti saatavilla esimerkiksi yhtiökokouksissa. Budjetointi ja toimien suunnittelu helpottuu, ja isännöitsijän toiminta on asiantuntevaa ja läpinäkyvää.
Yhden työkalun taktiikalla koko isännöinnin skaala haltuun
Yhä monimutkaisemmaksi käyvän sääntelyn lisäksi asukkaiden moninaiset tarpeet asettavat uusia vaatimuksia isännöinnin työkaluille. Isännöitsijöiltä edellytetään nyt entistä selkeämpää ja tehokkaampaa toimintaa – tarkkuudesta tinkimättä.
Hausvisessa prosessit on suunniteltu siten, että kaikki eri työvaiheet tulee huomioitua, ja niin taloyhtiö kuin isännöintitoimisto saavat tarvitsemansa tiedot. Yhden työkalun malli auttaa siinä, että tieto on yhdenmukaista ja kokonaisuuden hallinta helpompaa. Lisäksi Hausvisea kehitetään jatkuvasti saadun palautteen pohjalta.
”Hausvisea kehitetään yhteistyössä isännöitsijöiden kanssa, jotta voimme vastata aidosti kaikkien työkalun käyttäjien tarpeisiin. Hausvisen avulla taloyhtiön arki sujuvoituu ja isännöitsijät voivat keskittyä siihen, mikä on aidosti tärkeintä: asukkaiden hyvinvointiin ja tyytyväisyyteen”, Harjula kiteyttää.
Nostetaan isännöinnin rimaa yhdessä. Valjasta kokonaisvaltainen isännöintijärjestelmä avuksesi!