Huoneistotietojärjestelmän toinen vaihe käynnistyi – Isännöitsijä, tee nämä asiat nyt

Kesäkuun alussa lähti liikkeelle merkittävä muutos suomalaisessa kiinteistöhallinnossa, kun siirtymä huoneistotietojärjestelmän (HTJ) toiseen vaiheeseen käynnistyi. Mitä isännöitsijä voi tehdä, että muutos käy mahdollisimman vaivattomasti? Simo Hirvonen, joka vastaa Hausvise-isännöintijärjestelmän HTJ2-toiminnallisuuksien kehittämisestä, kertoo vinkit.

Huoneistotietojärjestelmän ensimmäisessä vaiheessa koottiin asunto-osakeyhtiöiden osakeluettelot yhteen sähköiseen rekisteriin. Huoneistotietojärjestelmän toisessa vaiheessa (HTJ2) Maanmittauslaitoksen rekisteriin ilmoitetaan olennaisia taloudellisia ja teknisiä tietoja kiinteistöistä:

• Taloyhtiön kunnossapitotarpeet ja tehdyt korjaukset

• Osakkaiden ilmoittamat muutostyöt, kuten kylpyhuoneremontit

• Yhtiölainat, vastikkeet ja huoneistokohtaiset lainaosuudet

Nämä tiedot palvelevat erityisesti asunnon ostajia ja myyjiä, mutta myös pankkeja ja viranomaisia. Uudistus lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa tiedonsaantia.

Samalla asunto-osakeyhtiöille syntyy uusia vastuualueita. HTJ2:ssa tietojen ilmoittamisesta, oikeellisuudesta sekä niiden ylläpidosta ja korjaamisesta vastaa taloyhtiön hallinto, eli taloyhtiön hallitus tai sen valtuuttamana isännöitsijä. Maanmittauslaitoksella puolestaan säilyy vastuu huoneistotietojärjestelmän ensimmäisen vaiheen tiedoista eli osakeluetteloista.

Miten liikkeelle?

Kesäkuun alussa huoneistotietojärjestelmään avautui tekninen rajapinta, jonka kautta isännöintijärjestelmät voivat siirtää kunnossapito- ja muutostyötietoja suoraan Maanmittauslaitoksen järjestelmään.

Lainaosuus- ja vastiketietojen ilmoittamisen siirtymävaihe alkaa puolestaan vuoden 2025 joulukuun alussa. Siirtymävaihe jatkuu 30.6.2026 saakka, jonka jälkeen tiedot on päivitettävä vuosittain tai pyydettäessä.

Simo Hirvonen, joka vastaa Hausvise-isännöintijärjestelmän HTJ-toiminnallisuuksista, antaa isännöitsijöille vinkit, miten tietojen siirto sujuu helpoiten.

1. Käy läpi taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötiedot – missä ja miten ne on tallennettu?

Tiedot voivat olla hajallaan papereissa, sähköposteissa tai eri tiedostomuodoissa, ja sisältö vaihtelee taloyhtiöittäin. Kun on tiedossa, missä ja miten kunnossapito- ja muutostyöt ovat tallessa, on helpompi arvioida työmäärää, millaiset resurssit siirto vaatii ja kuka sen tekee.

2. Selvitä, tukeeko isännöintijärjestelmäsi HTJ2-rajapintaa.

Esimerkiksi Hausvise on moderni isännöintijärjestelmä, joka tukee tiedonsiirtoa. Taloustietojen siirron alkaessa isännöitsijät voivat ilmoittaa taloustiedot huoneistotietojärjestelmään suoraan Hausvisesta, eikä siihen tarvitse käyttää erillistä taloushallinnon ohjelmistoa. Jos järjestelmä ei tue HTJ2-rajapintaa, tiedot on siirrettävä Maanmittauslaitoksen verkkopalvelulla.

3. Käynnistä tietojen siirto nyt, niin säästyt kiireeltä ensi vuonna.

Tiedot tulee käsitellä sellaiseen muotoon, että ne ovat valmiita ilmoitettavaksi HTJ:n rajapinnan kautta. Kaikki tiedot pitää rakenteistaa huoneistotietojärjestelmään sopivaksi, ja mikäli tietoa on papereissa tai muissa dokumenteissa, voi sitä joutua siirtämään käsin.

Hausvisessa tieto on jo helppo saada HTJ:n vaatimaan muotoon. Valmiiksi löytyvää tietoa käytetään mahdollisimman paljon rakentaistamisen tukena, mikä nopeuttaa urakkaa huomattavasti. Joka tapauksessa: Mitä pikemmin työn aloittaa, sen parempi.

4. Harjoittele tietojen ilmoittamista, niin siitä tulee rutiinia.

Ensi vuoden heinäkuusta lähtien huoneistotietojärjestelmään on ilmoitettava kunnossapito- ja muutostyöt, kunnossapitotarveselvitys sekä osakeryhmäkohtaiset lainaosuus- ja vastiketiedot kerran vuodessa tai pyydettäessä. Jotta ilmoittamiseen saa tuntuman, ja jotta se sujuu rutiininomaisesti jatkossa, sitä kannattaa harjoitella jo tätä ennen.

Voiko siirtymä olla vaivaton?

Vaikka HTJ2 kuulostaa isolta uudistukselta, oikeat työkalut helpottavat sen ottamista osaksi arkea. Olennaista on, että käytössä on isännöintijärjestelmä, joka tukee siirtymää.

“Meidän mottomme Hausvisea kehitettäessä on, ettei käyttäjän tarvitse olla HTJ2-asiantuntija. Ilmoittaminen vaatii varmasti erityistä tarkkuutta alussa, mutta rutiinin oppii nopeasti”, Simo Hirvonen kiteyttää.

Tekemistä isännöintitoimistoilla kuitenkin riittää siirtymässä. Siksi työhön kannattaa ryhtyä jo nyt.

“Suosittelen vahvasti, että työ aloitetaan heti. Isännöitsijän työpöytä on usein täynnä, ja siirtymän työkuormaa kannattaa jakaa pidemmälle aikavälille,” Hirvonen neuvoo.

Kun tiedot on siirretty järjestelmään ajoissa ja ilmoittamista on harjoiteltu, työ jatkuu ilman töyssyjä myös ensi keväänä.