Tietoturva kuuluu isännöinnin arkeen
Isännöitsijän työ on luottamustehtävä. Päivittäin käsitellään taloyhtiöiden taloustietoja, osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja sekä sopimuksia. Odotus on tietysti, että kaikki tapahtuu turvallisesti ja vastuullisesti.
Tietoturva ei tarkoita vaikeita teknisiä ratkaisuja. Useimmiten se tarkoittaa selkeitä käytäntöjä, oikeita työkaluja ja muutamaa tärkeää asiaa, jotka on hyvä pitää mielessä.
Hallittu laskujen käsittely on osa ammattimaista isännöintiä
Isännöintialalla käsitellään merkittäviä summia, erityisesti remonttiaikana, jolloin erilaisia laskuttajia voi olla useita samanaikaisesti. Juuri silloin selkeät laskujen hallintakäytännöt ovat arvokkaimpia.
Alan toimijoille suositellaan muutamaa yksinkertaista periaatetta, jotka ovat osoittautuneet käytännössä toimiviksi:
- Tarkista uusi laskuttaja aina huolella ennen ensimmäistä maksua, erityisesti tilinumeron tai yhteystietojen muuttuessa.
- Käytä järjestelmää, joka jättää kirjausjäljen kaikista laskutapahtumista. Kun historia on tallessa, poikkeamat on helppo havaita ajoissa.
- Rajaa maksuoikeudet selkeästi kaikkien ei tarvitse pystyä kaikkeen, ja selkeä vastuunjako on myös hyvää hallintoa.
Hausvise on suunniteltu tukemaan juuri tällaista hallittua ja läpinäkyvää toimintatapaa. Käyttöoikeudet, kirjausjäljet ja laskujen hallinta ovat sisäänrakennettuja ominaisuuksia, ei erillisiä lisätoimenpiteitä.
Tiesitkö, että remonttikuva voi olla henkilötieto?
Tietosuojavaltuutettu julkaisi joulukuussa 2025 tarkennetut ohjeet asumiseen ja taloyhtiöihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Ohjeistus on hyvä lukea läpi, erityisesti remonttitöihin liittyvän valokuvauksen osalta.
Miksi valokuvaus? Asunnon yksilöivät tiedot ovat yhdistettävissä asukkaaseen. Jos remonttikuvan yhteydessä tallennetaan esimerkiksi tieto asuntoon asennetuista liikkumisen apuvälineistä, käsitellään samalla arkaluonteista henkilötietoa ja usein huomaamatta.
Käytännön ohjeet:
- Käytä huoneistotarkastuksiin ja elinkaaren hallintaan siihen tarkoitukseen kehitettyjä ohjelmia.
- Varmista, että tietojen pääsyn hallinta ja turvallinen säilyttäminen on hoidettu järjestelmätasolla.
- Hausvise on suunniteltu juuri tätä varten: käyttöoikeudet, tietojen säilytys ja kirjausjäljet ovat sisäänrakennettuja ominaisuuksia.
Kirjaudu Hausviseen turvallisemmin -kaksi helppoa tapaa
Keväällä 2025 voimaan tullut kyberturvallisuuslaki edellyttää monivaiheisen tunnistautumisen mahdollistamista. Hausvisen käyttäjät ovat ottaneet tämän hyvin vastaan ja enemmistö käyttää jo monivaiheista tunnistautumista.
Jos et ole vielä ottanut sitä käyttöön, nyt on hyvä hetki. Pelkällä salasanalla kirjautuminen altistaa tunnuksen väärinkäytölle, jos salasana päätyy vääriin käsiin.
Kaksi helppoa tapaa Hausvisessa:
- Kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA): Salasanan lisäksi kirjautuminen vaatii vahvistuskoodin puhelimeen. Toimiva ratkaisu useimmille.
- Passkeys -salasanaton kirjautuminen: Kirjautuminen sidotaan suoraan käyttämääsi laitteeseen. Erityisen kätevä, kun käytössä on useita tunnuksia eri järjestelmiin, eikä enää muistettavia salasanoja. Passkeys on alan suurten toimijoiden ja yleisimpien selainten tukema ominaisuus.
Tietoturva on osa isännöinnin arkea
Tietoturva ei vaadi isoja investointeja tai monimutkaisia prosesseja. Se vaatii selkeitä käytäntöjä, oikeanlaisia työkaluja ja pienen hetken aikaa tarkistaa, että perusasiat ovat kunnossa.
Hausvise on rakennettu tukemaan juuri tätä: niin että tietoturva ei ole erillinen tehtävä, vaan luonteva osa päivittäistä isännöintityötä.
Tutustu tarkemmin siihen, miten Visma huolehtii tietoturvasta yrityksen tietoturvasivulla, ja lue lisää ajankohtaisista tietoturva-aiheista Visman blogista.