Hausvisea valmistellaan huoneistotietojärjestelmän toiseen vaiheeseen – nykyprosesseja kunnioittaen, tietoturvasta huolehtien
Isännöintialan digitalisoituminen ottaa merkittävän askeleen eteenpäin huoneistotietojärjestelmän toisen vaiheen myötä. Seuraava vaihe mahdollistaa entistä sujuvamman tiedonkulun Hausvisen ja huoneistotietojärjestelmän rajapintayhteyden kautta, mikä tehostaa isännöintialan toimintaa.
Huoneistotietojärjestelmän uudistuksen ensimmäisessä vaiheessa järjestelmään ilmoitettiin osakeluetteloiden tiedot. Toisessa vaiheessa (HTJ2) järjestelmään viedään taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä taloyhtiölainojen tiedot.
Hausvisen automatisoidut prosessit ja integraatiot helpottavat siirtymää sähköiseen huoneistotietojärjestelmään.
”Aiemmin tieto kulki vain huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään. Uudistuksen myötä tieto kulkee kaksisuuntaisesti, eli Hausvisesta huoneistotietojärjestelmään ja sieltä takaisin”, kertoo Simo Hirvonen, joka vastaa Visma Siriuksella Hausvisen HTJ-toiminnallisuuksista.
Tiedon äärelle pääsevät jatkossa yhä useammat tahot
Isännöitsijän tehtävä on tuottaa ja ylläpitää tietoa, joka siirtyy huoneistotietojärjestelmään. Hausvisen rajapinnan on tarkoitus helpottaa isännöitsijän työtä: tiedot syötetään Hausviseen sellaisessa muodossa, jossa ne kelpaavat suoraan huoneistotietojärjestelmään.
Isännöitsijän työvaiheet voivat huoneistotietojärjestelmän myötä vähentyä, sillä tavoitteena on, että jatkossa sinne syötettäviä tietoja ei tarvitse enää toimittaa esimerkiksi kiinteistönvälittäjille, pankeille ja osakkaille. Tulevaisuudessa he pääsevät tiedon pariin suoraan huoneistotietojärjestelmän kautta, mikä vähentää toistuvien kyselyiden määrää.
”Jos osakas haluaa esimerkiksi maksaa lainaosuuden pois, tehdään lainaosuuslaskelma. Tieto lainaosuuksista siirtyy Hausvisen kautta huoneistotietojärjestelmään sekä päivittyy isännöitsijäntodistukseen. Jatkossa luotonantajat saavat tiedon lainaosuuden poismaksusta suoraan huoneistotietojärjestelmästä”, Hirvonen kertoo.
”Vastaavia helpotuksia tiedon ilmoittamisen osalta löytyy monia. Jatkossa yhtiökokouksen vahvistamat vastikkeet ja kunnossapitotarveselvitys välittyvät Hausvisen rajapinnan kautta suoraan huoneistotietojärjestelmään”, Hirvonen jatkaa.
Tietoturvasta pidetään hyvää huolta – niin kuin ennenkin
Hausvisen ja huoneistotietojärjestelmän integraatiosta huolimatta tietoturvan taso tulee pysymään edelleen korkealla.
”Vismalla tietoturvaan suhtaudutaan vakavasti, eikä asiakkaan tarvitse olla huolissaan. Teemme vuosittain tietoturva-auditointeja, joissa arvioidaan uhat ja riskit. Niihin reagoidaan viipymättä”, Hirvonen kertoo.
Rajapintayhteys on uusi asia, joka saattaa herättää kysymyksiä. Kuka saa rajapinnan auki ja miten se tapahtuu?
”Maanmittauslaitoksen luoman valtuutusavaimen saa haltuunsa vain se henkilö, jolla on valtuutus taloyhtiön asioiden hoitamiseen. Huoneistotietojärjestelmään vaaditaan vahva tunnistautuminen”, Hirvonen selventää.
Kehitystyötä tehdään asiakkaan ehdoilla – Hausvise pyrkii helpottamaan isännöitsijän työsarkaa
Hausvisea kehitetään sähköisen huoneistotietojärjestelmän siirtymässä sillä periaatteella, että tiedonkulun prosessit ovat mahdollisimman sujuvia ja isännöintitoimiston työtaakka ei lisääntyisi.
”Hausvise vastaa lain asettamiin vaatimuksiin, mutta samalla se pyrkii vastaamaan mahdollisimman hyvin isännöitsijän tarpeisiin. Keräämme asiakkailtamme säännöllisesti palautetta, jonka perusteella kehitämme järjestelmää niin, että sen ominaisuuksista on heille eniten hyötyä”, Hirvonen avaa.
Suurin hyöty koko isännöinnin alalle huoneistotietojärjestelmään siirtymisestä tulee siitä, että isännöitsijätoimiston vaihdostilanteissa taloyhtiön tiedot tulevat jatkossa siirtymään suoraan huoneistotietojärjestelmästä Hausviseen. Enää taloyhtiötä ei siis tarvitse perustaa Hausviseen tyhjästä, vaan jo huoneistotietojärjestelmässä olevat tiedot löytyvät sieltä pohjana.
Koska Hausvise ja sen toimintalogiikka pyritään pitämään mahdollisimman ennallaan, HTJ-toimintojen käyttö ei vaadi laajaa isännöintitoimiston henkilöstön koulutusta.
Hausvisen HTJ2-ominaisuudet valmistuvat vaiheittain, ja niistä tiedotetaan erikseen Hausvisen julkaisuwebinaareissa. Nyt isännöitsijät voivat syöttää kunnossapitohankkeita minimitiedoin. Rajapintayhteys huoneistotietojärjestelmään ei ole vielä auki, mutta kun se avataan, tiedot siirtyvät sinne suoraan.