Hausvisen skannausratkaisu uudistuu – Näin siirtymä suoritetaan
Hausvisen skannausratkaisu uudistuu! Nykyinen Kofax-skannausratkaisu tullaan korvaamaan uudella skannausjärjestelmällä, joka nopeuttaa ja tehostaa skannauksen toimintaa sekä mahdollistaa Hausvisen käyttäjille paremman kuvan laskujen skannauksen tilasta. Muutos koskee vain asiakkaita, joilla on vielä käytössään Kofax-skannaus.
Tarkistat käytössäsi olevan skannausratkaisun helpoiten Hausvisen ostolaskujen kierrätyksessä:
Uusi skannausratkaisu
Skannauksen prosessi pysyy samanlaisena, mutta aineistot saadaan jatkossa tuotua Hausviseen nopeammin ja varmemmin. Uuden skannausratkaisun myötä asiakkaat voivat myös seurata postien vastaanottoa ja niiden perusteella luotavien dokumenttien tilaa itse. Skannausprosessin käytettävyys on jatkossa sujuvampaa, sillä aineistot tulevat suoraan Hausviseen eikä laskua tarvitse käsitellä usempaan otteeseen. Lisäksi skannaukseen ei tarvita enää erillisiä käyttäjätunnuksia vaan pääsy skannaukseen määräytyy saman roolioikeuden perusteella, joka nyt näyttää Kofax-valikkovalinnan.
Käyttöönotto ja aikataulu
Siirtymän uuteen skannaukseen hoitaa kokonaisuudessaan Visma Sirius, eli asiakkaan ei tarvitse siirtymävaiheessa tehdä mitään muutoksia. Uuden skannauksen käyttöönotto tapahtuu porrastetusti maaliskuun aikana. Viestimme uuteen skannaukseen siirtymisestä asiakaskohtaisesti ennen käyttöönottoa, jotta siirtymän ajankohta ja tarvittavien toimenpiteiden aikataulu ovat selkeät asiakkaalle.
Asiakkaan toimet
- Huomioi yrityksesi siirtymäaika ja viesti siitä organisaatiollesi: Asiakkaille ilmoitetaan siirtymäpäivä ja -ajankohta erikseen sähköpostitse, jonka jälkeen kaikki uudet aineistot ohjautuvat automaattisesti uuteen skannausjärjestelmään validointia ja jatkokäsittelyä varten.
- Tyhjennä Kofaxin validointijono: Siirtymän jälkeen Kofaxin validointijono on nähtävissä vielä kahden päivän ajan, jotta Kofaxin jono voidaan validoida tyhjäksi olemassa olevista aineistoista; tämän jälkeen Kofax poistuu käytöstä.
- Varmista aineistot siirtymäajalta: Mikäli aineistoja skannataan lähellä siirtymäaikaa, varmistathan, että kaikki aineistot ovat saapuneet joko Kofaxiin tai uuteen skannausjärjestelmään.
- Mikäli aineistoa jää siirtymän yhteydessä pois, voi aineiston skannata uudestaan, jolloin se tuodaan uuden skannauksen validointiin.
- Järjestelmä huolehtii, että laskuja ei luoda kierrätykseen vahingossa tuplana.
- Tarkista käyttäjäoikeudet: Tarkista siirtymän jälkeen, että kaikilla tarvittavilla tahoilla on käyttäjäoikeudet skannaukseen.
- Ongelmatapauksissa saatte apua Hausvisen asiakastuesta.
Lopuksi
Uusi skannausratkaisu helpottaa myös skannauksen jatkokehitystä, eli voimme sen avulla kehittää skannausta entistä käyttäjäystävällisemmäksi. Lisäksi uudistuksella varmistamme, että tietoturva tulee säilymään hyvällä tasolla jatkossakin. Uuden skannauksen ohjeisiin voit tutustua Hausvisen infotaululta otsikolla Hausvise Ostolaskut – Laskujen skannaus.