Huoneistotietojärjestelmä tulee – oletko valmis?

Maanmittauslaitoksen tiedon mukaan huoneistotietojärjestelmään eli osakehuoneistojen omistus-, panttaus- ja rajoitustietojen sähköiseen rekisteriin  siirtyvät Suomen noin 90 000 taloyhtiötä ja 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden täytyy siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. 

Siirron voi tehdä isännöitsijä, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai henkilö, joka on valtuutettu siirron tekemiseen. Osakeluettelon siirto on hyväksyttävä taloyhtiön hallituksessa, ja siirrosta pitää ilmoittaa osakkaille. Tarkemmat tiedot siirtymän toteuttamisesta on koottu Maanmittauslaitoksen sivustolle https://www.maanmittauslaitos.fi/huoneistotietojarjestelma. 

Kesäkuun 2023 puoleen väliin mennessä asiakkaamme olivat siirtäneet noin 21 % Hausviseen kirjatuista huoneistoista ja hieman reilut 15 % Hausviseen kirjatuista taloyhtiöistä Osakehuoneistorekisterin rajapinnan piiriin. 

Siirtymän määräaika kolkuttelee pian ovella

Kesälomien jälkeen huoneistotietojärjestelmään siirtymän toteutus kannattaa pitää ensisijaisena mielessä syksyn aikatauluja suunnitellessa, sillä vuoden lopun määräaika lähestyy taloyhtiön muiden kiireiden ohella yllättävän nopeasti. Etukäteen suunniteltu prosessi helpottaa käsin tehtävää työtä ja mahdollistaa helpomman siirtymän.

Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast huomioi siirtymän työllistävän merkittävästi esimerkiksi isännöintitoimistoja Visma Siriuksen verkkosivuilla aiemmin julkaistussa blogissa:

“Kannattaa ottaa huomioon, että siirtymä täytyy tehdä joka tapauksessa. Jos asiakkaana on satoja tai tuhansia taloyhtiöitä, rasti on oikeasti jo aika iso. Nyt onkin korkea aika aloittaa valmistelut”, vinkkaa johtava asiantuntija Tast. “Eräs 300 taloyhtiön isännöintitoimisto päätti hoitaa oman siirtymänsä noin 30 taloyhtiön kuukausivauhdilla, jolloin työmäärä pysyy ennakoitavana läpi vuoden. Joku taas haluaa siirtää kaiken kerralla. Työkalujen lisäksi kannattaakin kiinnittää huomiota omiin prosesseihin ja resursseihin ja suunnitella oma siirtymä etukäteen sitä kautta.”

Vinkkiviitoset määräajan peittoamiseen

1. Taloyhtiön hallituksen päätös osakerekisteriin siirtymisestä on hyvä hakea valmiiksi hyvissä ajoin. Varsinaisen siirtymäajan hetkeä ei tarvitse tietää vielä päätöksentekovaiheessa!
2. Varmista, että taloyhtiön tiedot ovat ajantasaiset kaupparekisterissä.
3. Tarkasta myös osakerekisterin tiedot ja jokaisen yhtiön mahdolliset puutteet ennen niiden tietojen viemistä huoneistotietojärjestelmään.
4. Anna tarvittavat valtuudet tietojen käsittelyyn oikeille henkilöille ajoissa: vain kaupparekisteriin merkityt vastuuhenkilöt ovat oikeutettuja hakemaan ja viemään tietoa huoneistotietorekisteriin. Oikeuksia voi hallinnoida sähköisesti  suomi.fi-palvelun kautta.
5. Suunnittele siirtoon liittyvät sisäiset prosessit ja esimerkiksi osakasviestintä kuntoon etukäteen. Varmista, että tieto toimintatavoistanne on tiedossa avainhenkilöillä.

Huomioi myös Maanmittauslaitoksen käsittelyajat huoneistojen omistusoikeuden rekisteröinnissä. Ajantasaisen käsittelyajan voi tarkistaa Maanmittauslaitokselta. 

Hausvisen automatisoidut prosessit esimerkiksi osakeluettelon automaattisessa päivittymisessä helpottavat siirtymän työsarkaa. Automaattisten toiminnallisuuksien taustalla ovat toteutetut integraatiot MML:n huoneistotietojärjestelmään. 

Hausvisen HTJ-webinaarit ja artikkelit 

Visma Siriuksen aiemmin järjestetyt webinaarit auttavat sähköisessä siirtymässä ja tarjoavat käytännön ohjeita HTJ-toiminnoista Hausvisessa.

Katso webinaarien tallenteet

• Näin valmistaudut huoneistotietojärjestelmän tuloon
• Hausvise ja Huoneistotietojärjestelmä

HTJ ja Hausvise artikkeleissa

• Lisätietoa Huoneistotietojärjestelmän Hausviseen ja Tampuuriin toteutetuista integraatioista ja niiden hinnoittelusta Tampuuri Eteiseen aiemmin julkaistussa blogissa
• Huoneistotietojärjestelmä-ohjeartikkeli