Huoneistotietojärjestelmän toinen vaihe on jo ovella – isännöintiyritys voi keventää työtaakkaansa oikealla ohjelmistovalinnalla
Isännöintialalla kannattaa jo aloittaa siirtyminen huoneistotietojärjestelmän toiseen vaiheeseen (HTJ2), joka käynnistyy taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötietojen osalta kesäkuussa 2025. Muutos ja siirrettävän tiedon määrä ovat aiheuttaneet paljon huolta isännöintialalla. Siirtymään voi kuitenkin suhtautua rauhallisesti, jos isännöinnin käytössä on ohjelmisto, jolla myös taloustiedot voi ilmoittaa uuteen järjestelmään vaivattomasti.
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen rekisteri, johon kaikkien asunto-osakeyhtiöiden osakasluettelot tuli siirtää vuoden 2023 loppuun mennessä. Kesäkuussa käynnistyvän siirtymän toisessa vaiheessa isännöitsijät pääsevät ilmoittamaan ja ylläpitämään taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötietoja. Loppuvuodesta alkaen näin tehdään myös taloyhtiöiden lainatiedoille sekä osakkaiden laina- ja vastiketiedoille.
”Siirtymä mullistaa koko isännöintialaa ja huoneistotietojärjestelmästä tulee osa isännöinnin arkea. Siihen valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin”, sanoo Simo Hirvonen, joka vastaa Visma Siriuksella Hausvise-isännöintijärjestelmän HTJ-toiminnallisuuksista.
Kunnossapito- ja muutostyötietojen siirtymäaika alkaa 1.6.2025. Samalla avautuu rajapinta, jonka kautta isännöinnin ohjelmistoista tietoa voi alkaa siirtää järjestelmään. Työstä valtaosa kohdistuu isännöitsijän työpöydälle, joka on usein jo valmiiksi täynnä. Siksi kannattaa toimia nyt, kun työkuormaa voi jakaa pidemmälle aikavälille. Hyvät ohjelmistovalinnat tukevat siirtymässä ja helpottavat arjen työtä.
Valmistautumisen voi aloittaa heti – taloustiedot siirtyvät näppärästi yhdellä järjestelmällä
Isännöitsijöiden kannattaa ripeästi varmistaa, miten hyvin heidän käyttämät ohjelmistot tukevat siirtymää ja HTJ2-tietojen ilmoittamista. Tiedot tulee siirtää huoneistotietojärjestelmään sen edellyttämässä muodossa. Lisähaasteita syntyy, jos taloyhtiöiden kohde- ja taloustiedot sijaitsevat eri järjestelmissä.
“Hausvise-isännöintijärjestelmästä löytyy myös kaikki isännöinnin tarvitsemat taloushallinnon toiminnot. Isännöitsijät voivat ilmoittaa taloyhtiöiden taloustiedot huoneistotietojärjestelmään suoraan Hausvisen kautta”, Hirvonen korostaa.
Näin isännöinnin järjestelmän rinnalle ei tarvita erillistä taloushallinnon ohjelmistoa tai manuaalista tietojen syöttämistä. Hausvisen ja huoneistotietojärjestelmän välinen rajapinta avataan 1.6.2025, mutta käyttäjät voivat jo nyt valmistautua siirtymän toiseen vaiheeseen, jossa uudenlaisia tietoja ilmoitetaan ensimmäistä kertaa. Tätä kutsutaan perustamisvaiheeksi.
”Hausviseen on mahdollista viedä vanhoja kunnossapitohankkeita puskuriin odottamaan rajapinnan avautumista. Kun perustamisvaiheen tiedot löytyvät Hausvise-isännöintijärjestelmästä etukäteen, ei lisätyötä tietojen viennin eteen juuri tarvitse tehdä. Aloituspäivä ei näy käyttäjälle suurena fanfaarina. Tiedot vain alkavat siirtyä rajapinnassa ja arkinen työ jatkuu”, Hirvonen muistuttaa.
Siirtymän jälkeisessä ylläpitovaiheessa tietoja tulee päivittää vähintään vuosittain. Järjestelmän käyttäjien päivittäiseen työhön uudistus ei kuitenkaan tuo suurempia muutoksia. Isännöinnin normaali tekeminen ei muutu, vaan ilmoitettava tieto kulkee rajapinnan kautta eteenpäin.
”Käyttäjän ei tarvitse juuri tietää, mitä HTJ2 teknisellä tasolla tarkoittaa. Mottomme koko ohjelmistolle onkin, ettei käyttäjän tarvitse olla HTJ2-asiantuntija.”
Moderni järjestelmä kokoaa tiedon yhteen paikkaan ja helpottaa siirtymää
Ilman sopivaa isännöintijärjestelmää tietojen vieminen voi osoittautua työlääksi, jos huoneistotietojärjestelmän vaatimia tietoja tulee rakenteistaa. Osakkaiden muutostyöilmoitukset saattavat olla tallessa eri muodoissa – esimerkiksi paperilla, sähköposteissa ja Word-tiedostoissa. Ilmoitukset myös poikkeavat sisällöltään reilusti toisistaan.
Maanmittauslaitos tarjoaa tietojen ilmoittamiseen myös käyttöliittymän, joka tulee saataville vuoden 2026 alussa. Sen kautta tietoja voi syöttää käsipelillä.
”Esimerkiksi jokainen lainaosuuslaskelma pitää merkitä erikseen, kun taas Hausvise-isännöintijärjestelmässä lainat, vastikkeet ja lainaosuudet ovat koko ajan vaaditussa muodossa”, Hirvonen vertaa.
Modernissa isännöintijärjestelmässä kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta, aina ajantasaisina ja yhtenäisessä muodossa. Hausvise nopeuttaa ja tehostaa työtä saattamalla yhteen isännöinnin tärkeimmät työkalut, kuten toiminnanohjauksen, taloushallinnon ja asukassivut. Tästä on hyötyä jatkossa.
”Huoneistotietojärjestelmän toisessa vaiheessa myös osakkaiden rooli on suurempi, sillä muutostyöilmoitusten merkitys kasvaa ja ne on tehtävä aiempaa tarkemmin. Kehitämme Hausvise-isännöintijärjestelmää myös osakkaiden näkökulmasta ja tuomme ilmoittamista helpottavia muutoksia asukassivujen lomakkeelle. Laajemmista muutostyötiedoista on hyötyä niin isännöitsijälle, kuin asunnon uudelle ostajallekin”, Simo Hirvonen muistuttaa.
Uudistus tuo lopulta hyötyjä kaikille osapuolille. Isännöitsijän kannalta on eduksi, että taloyhtiöiden tiedot löytyvät yhdestä paikasta, ja että ohjelmisto pelaa huoneistotietojärjestelmän kanssa kahteen suuntaan. Osakkaat, asunnon myyjät ja ostajat, sekä luotonantajat hyötyvät kaikki ajantasaisesta tiedosta. Lisäksi taloyhtiölainojen tietoja voidaan käyttää esimerkiksi positiivisessa luottorekisterissä.
Kunnossapito- ja muutostyötietojen osalta siirtymäaika alkaa 1.6.2025, jos tietoja siirretään rajapinnan kautta. Mikäli tiedot siirretään manuaalisesti Maanmittauslaitoksen käyttöliittymän kautta, siirtymävaihe alkaa vuoden 2026 alussa. Osakeryhmäkohtaisten lainaosuus- ja vastiketietojen ilmoittamisen siirtymävaihe alkaa puolestaan vuoden 2025 joulukuun alussa. Kaikkia tietoja tulee päivittää säännöllisesti 1.7.2026 alkaen.