Kategoria: Blogi

Isännöintijärjestelmän käyttöönotto – Mitä pitää huomioida?

Isännöintijärjestelmän käyttöönotto

 

Edellisessä blogikirjoituksessani kävimme läpi isännöintijärjestelmän hankintaan liittyviä asioita. Mitä sitten tapahtuu hankintapäätöksen jälkeen? Kuten jo aiemmassa blogissa todettiin, kyse ei ole ainoastaan uuden järjestelmän hankinnasta, vaan se tuo mukanaan myös muutoksia toimintatapoihin ja prosesseihin.

Jotta uudesta järjestelmästä saadaan paras mahdollinen hyöty, on hyvä huomioida mm. seuraavia asioita käyttöönoton suunnittelussa.

Käyttöönoton valmistelut pitävät sisällään monia toimia: tiedon siirtoa, pankkiyhteyksien avaamisia, koulutuksia, viestintää asiakkaille jne. Milloin mitäkin tehdään ja kuka sen tekee?

Aikataulut eri vaiheineen, vastuineen ja yhteyshenkilöineen tulisi käydä mahdollisimman tarkasti läpi ja dokumentoida yhdessä järjestelmän toimittajan ja asiakkaan kesken. Näin molemmilla osapuolilla on selkeä näkemys, mitä tapahtuu missäkin vaiheessa, ja kehen tulee olla yhteydessä minkäkin asian osalta.

Oikea-aikaisuus käyttöönoton toimissa on erittäin tärkeässä roolissa. Esimerkiksi tiedonsiirron osalta on hyvä miettiä etukäteen missä vaiheessa, mitä ja miten tietoa siirretään. Käyttöönoton alkuvaiheessa kannattaa uuteen järjestelmään siirtää jo mahdollisimman paljon tietoa, joka on lähtökohtaisesti pysyvää, eli kiinteistöjen pinta-alat, huoneistot, rakennusmateriaalit yms., mutta esim. hankkeiden ja sopimuksien osalta tieto voi muuttua paljonkin käyttöönottoprosessin aikana, joten nämä tiedot kannattaa tuoda vasta loppuvaiheessa, jotta välttyy turhalta työltä.

 

Tiedon siirto uuteen järjestelmään

Miten tietoa sitten siirretään? Tavanomaisesti malli on sama kuin Suomen koronastrategia, eli hybridi. Tietoa voidaan siis tuoda monella tapaa, joista tavanomaisimpia ovat manuaalinen käsityö, Excel-import tai tietojensiirtorobotti. Tähän vaikuttaa mm. aiempi järjestelmä ja se, mitä tietoa ja missä muodossa sieltä saadaan ulos, miten paljon entisen ja nykyisen järjestelmän tiedon rakenne eroaa toisistaan jne. Voi siis olla, että aiemmassa järjestelmässä ei ole kirjattu lainkaan jotakin tietoa, tai se on kirjattu eri muodossa kuin uudessa järjestelmässä, jolloin esimerkiksi robottisiirto aiheuttaa enemmän haasteita kuin hyötyjä. Nykyaikaisessa järjestelmässä kuitenkin se perinteinen manuaalisyöttö on usein huomattavasti nopeampaa kuin vanhemmissa järjestelmissä, koska tiedon syöttöön on luotu valmiita prosesseja ja automaattisia kopiointitoiminteita.

Koulutukset ovat erittäin tärkeitä uuden järjestelmän käyttöönotossa, koska kuten alussa mainittua, kyseessä on uuden järjestelmän lisäksi usein remontti vanhoihin toimintatapoihin. Koska isännöinnin ammattilaiset omaavat jo substanssin tehtäviensä osalta, on oleellista järjestelmätoimittajan koulutuksissa enemmänkin keskittyä siihen, miten tehdään kuin mitä uudella järjestelmällä voi tehdä.

 

Miten sitten ne taloyhtiön eri osapuolet?

Koska Hausvise tuo myös taloyhtiölle ja sen eri osapuolille uusia kanavia viestiä ja hoitaa päivittäiseen asumiseen liittyviä asioita, on myös hyvä suunnitella etukäteen, missä vaiheessa taloyhtiöille aletaan viestiä uusista palveluista. Jotta asukkaat saisivat kaiken hyödyn irti uusista palveluista, tulee myös isännöintitoimistolla olla yhtenäiset toimintatavat ja selkeät prosessit valmiina ennen kuin taloyhtiöiden eri osapuolet otetaan mukaan.

Ennen asukaspalveluiden käyttöönottoa onkin siis tärkeä käydä sisäisesti läpi mikä tieto välittyy automaattisesti isännöintijärjestelmästä taloyhtiölle, mikä vaatii erillisiä toimia isännöinniltä, miten sähköisesti saapuneet viestit tai vaikkapa muutostyöilmoitukset käsitellään, miten opastetaan puhelinkyselyjen yhteydessä sähköisten asukaspalveluiden pariin jne.

Asukaspalveluiden tarkoitus on luonnollisesti lisätä asukasviihtyvyyttä ja läpinäkyvyyttä taloyhtiön ja isännöinnin välillä ja lisäksi helpottaa isännöinnin arkea tarjoamalla selkeän asiointikanavan, jota kautta taloyhtiön eri osapuolet löytävät haluamansa tiedon ja voivat asioida ajasta ja paikasta riippumatta ilman puhelua tai käyntiä isännöintitoimistolla.

Sähköinen asiointi vapauttaa huomattavasti nykyresursseja päivittäisten asioiden kuten laskukyselyjen, huoltopyyntöjen tai vaikkapa hallituksen jäsenten tietopyyntöjen käsittelystä puhelimitse tai toimistolla.

Toki käyttöönottoon liittyy myös paljon muita asioita, eikä yllätyksiltäkään kovin usein vältytä. Selkeä suunnitelma ja vuoropuhelu toimittajan ja asiakkaan välillä on kuitenkin avain onnistuneeseen muutokseen.

 

Isännöintijärjestelmän käyttöönotto

Petri Harjula

Myyntipäällikkö

 

Tilaa Festum-blogi

Pysy mukana isännöinnin uudessa ajassa tilaamalla blogimme! Kun tilaat blogimme, saat sähköpostiisi ilmoitukset uusimmista blogikirjoituksistamme!