Rahanpesulain noudattaminen hoituu helposti Hausvisella
Pakotelista- ja PEP-tarkistukset – siinäpä asia, joka aiheuttaa päänsärkyä isännöitsijälle. Vai aiheuttaako? Hausvise-asiakkaan ei tarvitse kantaa asiasta huolta, sillä Netvisor KYC –integraation ansiosta muita työkaluja ei vaatimusten täyttämiseen tarvita.
Rahanpesulaki velvoittaa useat eri toimialat, isännöitsijät mukaan lukien, tunnistamaan asiakkaansa ja arvioimaan mahdolliset rahanpesuriskit.
”Viime vuoden maaliskuussa rahanpesulakia uudistettiin niin, että ilmoitusvelvollisilla on oltava menetelmät ja sisäiset käytännöt pakotelistojen seuraamiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että isännöitsijät joutuvat seuraamaan pakotelistoja”, sanoo Jukka Kojola Netvisor KYC:ltä.
Netvisor KYC ylläpitää ja kehittää samannimistä pilvipalvelua, joka automatisoi asiakkaiden tunnistamisen.
Pakotelistatarkistus on osa kansainvälistä toimintaa, jolla pyritään estämään rikollisuuden ja terrorismin rahoitus. Pakotelistat sisältävät sellaisten henkilöiden ja yhteisöjen nimet, joihin kohdistuu taloudellisia tai oikeudellisia toimenpiteitä, kuten varojen jäädyttäminen tai varainsiirtojen kieltäminen. Tarkistukset varmistavat, ettei isännöintiyritys tee kauppaa tai tarjoa palveluja yksilöille tai organisaatioille, joita kansainväliset pakotteet koskevat.
PEP tarkoittaa poliittisesti vaikutusvaltaista henkilöä (Politically Exposed Person). Isännöitsijöiden tulee tehdä PEP-tarkistukset varmistaakseen, etteivät he tietämättään avusta tai tee yhteistyötä henkilöiden kanssa, joilla saattaa olla suurempi riski osallistua rahanpesutoimintaan korruption kautta.
”Isännöitsijöiden on tunnistettava asiakkaansa, eli tässä tapauksessa taloyhtiön hallituksen jäsenet, ja tehtävä tarvittavat taustatarkistukset asianmukaisesti. Käytännössä isännöitsijän on vahvistettava asiakkaan henkilöllisyys, arvioitava riski rahanpesuun ja pidettävä asia jatkuvassa seurannassa”, Kojola sanoo.
Miten velvoite hoidetaan?
Kun pakotelistalainsäädännön seuraamisesta tuli pakollista, muuttui tietojen manuaalinen käsittely käytännössä mahdottomaksi. Isännöitsijällä ei ole resursseja verrata asiakkaidensa henkilötietoja pakotelistoihin tai kerätä PEP-tietoja säännöllisin väliajoin.
Hausvisen asiakkaiden puolesta asia on jo ratkaistu. Hausvise on kytketty Netvisor KYCiin, järjestelmään, joka seuraa päivittyviä rekistereitä jatkuvasti.
”Hausvisen avulla isännöitsijän on helppo kerätä PEP- ja pakotetiedot suoraan hallituksen jäseniltä järjestelmään, joka vertaa tallennettuja tietoja pakotelistoihin automaattisesti. Palvelu auttaa huolehtimaan velvoitteesta ja dokumentoimaan, että asia on hoidossa”, kertoo Petri Harjula Visma Siriukselta.
Silloin kun taloyhtiön hallituksen jäsenet ovat tuttuja, voi tuntua hullulta lähteä tarkistelemaan heidän taustojaan.
”Kyse onkin siitä, että isännöitsijän täytyy pystyä todistamaan asia viranomaiselle. Aluehallintovirastolle tulee antaa dokumentaatio, että tarkistukset on tehty. Lisäksi tiedon olisi hyvä olla myös yhdessä järjestelmässä. Viranomaisten tulee saada selkeä kokonaiskuva”, Harjula sanoo.
Rahanpesulakien noudattamista seuraa aluehallintovirasto. Jos isännöitsijä jättää tarkistukset tekemättä, AVI voi määrätä sanktion kuten julkisen varoituksen, rikemaksun tai seuraamusmaksun.
Pakotelistoilla olevien henkilöiden määrä lisääntyy jatkuvasti. Hausvise käy vertaamassa asiakkaiden tietoja päivitettyihin pakotelistoihin viikon välein. Näin ei herää kysymystä siitä, milloin tarkistus on viimeksi tehty.
”Hausvise tekee Netvisor KYCin kautta tarkistuksia konepellin alla jatkuvasti. Sen avulla isännöitsijä voi olla varma, että täyttää lain vaatimukset – automaattisesti”, Harjula toteaa.
Tuen tuominen pakotetarkistuksiin on yksi vuoden 2024 tärkeistä teemoista Hausvisessa. Muita vuoden merkittäviä kokonaisuuksia ovat mm. Tekoälyavusteinen laskujen käsittely ja Hausvisen mobiilisovellus.