Kategoria: Blogi

Etäkokoukset ovat tulleet jäädäkseen…vai ovatko?

Viime vuoden alussa Covid-19 pandemia yllätti ja lamaannutti hetkessä lähes koko Suomen. Tuskinpa kukaan olisi vielä tuolloin uskonut, kuinka pitkään pandemia tulee kestämään ja rajoittamaan elämäämme monin eri tavoin.

Jatkuvat kokoontumisrajoitukset ovat vaikeuttaneet kokousjärjestelyitä ja muita tilaisuuksia sekä uudet virusmuunnokset ovat pitäneet ihmiset varpaillaan viime kevään kaltaisten rajoitusten sekä tartuntojen pelossa.

Isännöinnin saralla eletään kiireistä aikaa ja tilinpäätösten valmistelut sekä taloyhtiöiden hallitus- ja yhtiökokoukset on hoidettava määräajassa pandemiasta johtuvista rajoituksista huolimatta.

Vaikka nykyiset kokoontumisrajoitukset eivät koske taloyhtiöiden yhtiökokouksia, pitää kokousten järjestäjän huolehtia tilaisuuksien terveysturvallisuudesta tartuntalain määräysten mukaan. Taloyhtiön yhtiökokousta järjestettäessä on tartuntalain mukaan huolehdittava moniat asioista. Tartuntojen leviämistä estävien käytäntöjen toimintaohjeet pitää antaa osallistujille.  Kokoukseen osallistujilla on oltava mahdollisuus käsien puhdistamiseen. Riittäviä turvavälejä on noudatettava ja siivousta on tehostettava.

 

Etätyökalut muuttavat toimintatapoja

Covid-19 -pandemian aiheuttamien laajojen rajoitusten seurauksena useissa taloyhtiöissä otettiin viime vuonna huima digiloikka. Erityisesti tämä näkyi perinteisten taloyhtiökokousten muuttamisessa etäkokouksiksi sekä taloyhtiöiden asukkaille, osakkaille ja hallituksen jäsenille tarkoitettujen sähköisten palveluiden kasvaneessa tarpeessa.

Vallitseva tilanne on luonut markkinoille tarpeen kehittää uudenlaisia etäkokouspalveluita ja työkaluja. Uudenaikaiset työkalut mahdollistavat helppojen hybridi- ja etäkokousten pitämisen laillisesti ja sujuvasti. Lisäksi palveluiden integrointi isännöintijärjestelmiin mahdollistaa osakas- ja taloyhtiötietojen tuomisen isännöinnin järjestelmästä kokouspalveluiden käyttöön.

Hausvise-isännöintijärjestelmäämme on integroitu kumppanimme Neomeetin tarjoama etäkokouspalvelu, joka mahdollistaa Hausvisen käyttäjille hybridi- ja etäkokousten järjestämisen saumattomasti hyödyntäen Hausvisessa olevia taloyhtiötietoja. Mikäli haluat kuulla lisää integraation toiminnasta, niin ota meihin yhteyttä!

 

Monelle täysin uusi kokemus

Etäkokouksiin osallistuminen on varmasti monille täysin uusi tilanne ja varsinkin ensikertalaisille tilanne voi tuntua jännittävältä tai vaikealta. Siksi onkin tärkeää, että ennen kokousta isännöitsijä ohjeistaa hyvin osallistujat ja tarjoaa esim. mahdollisuuden osallistua harjoituskokoukseen.

Yhteyksien avaaminen sekä testaaminen hyvissä ajoin ennen varsinaisen kokouksen alkua sekä mahdollisuus saada teknistä tukea palvelun käytön aikana ovat omiaan rauhoittamaan kokemattomankin osallistujan mieltä.

Haasteita etäkokouksen pitämiselle saattaa aiheuttaa osakkaiden ikäjakauma. Koska kaikilla taloyhtiön osakkailla ei ole mahdollisuutta osallistua yhtiökokoukseen etäpalveluita käyttäen, on isännöitsijän pidettävä huolta siitä, että turvallinen kokousympäristö voidaan varmistaa myös paikan päällä osallistuville.

Niin tai näin, kevään tilinpäätös- ja kokousvalmistelut ovat varmasti hyvässä vauhdissa ja aika näyttää millä parhaiksi katsomillaan ja turvallisilla toimintatavoilla isännöitsijät tulevat kevään ”kokousrumban” järjestämään. Itse uskon, että uudenlaiset etäkokouspalvelut ovat tulleet jäädäkseen ja kuten sanonta kuuluu ”Harjoitus tekee mestarin” pätee varmasti myös tässäkin asiassa. 😊

 

Etäkokoukset

Teija Lounasaho

Myyntipäällikkö

 

Tilaa Festum-blogi

Pysy mukana isännöinnin uudessa ajassa tilaamalla blogimme! Kun tilaat blogimme, saat sähköpostiisi ilmoitukset uusimmista blogikirjoituksistamme!